Cooperativismo y Desarrollo, mayo-agosto 2024; 12(2), e680
Artículo original
Procedimiento para la gestión de la información contable en empresas del sector del comercio
Procedure for the management of accounting information in companies in the commerce sector
Procedimento para o gerenciamento de informações contábeis em empresas do setor de comércio
José García Martínez1 
0000-0003-4146-4365 
garcia.jose8900@gmail.com
Anisley Herrera Pineda1 0000-0001-5239-6711 any@upr.edu.cu
Miladys María Garrido Cervera1 0000-0002-2602-7901 miladys@upr.edu.cu
Ibis Laritza Rizo García2 0000-0002-8915-1088 ibis.rizo@etecsa.cu
Betty Leidis Borges Estrada1 0009-0006-4904-2772 betty.borgese@estudiantes.upr.edu.cu
1 Universidad de Pinar del Río "Hermanos Saíz Montes de Oca". Pinar del Río, Cuba.
2 Dirección Territorial de la Empresa de Telecomunicaciones de Cuba S.A. Pinar del Río, Cuba.
Recibido: 26/06/2023
Aprobado: 4/06/2024
RESUMEN
En la actualidad se hace cada vez más necesario el procesamiento de una información contable con mayor rapidez, calidad, confiabilidad de la información y un funcionamiento adecuado del sistema, garantizando una correcta toma de decisiones para lograr el cumplimiento de las metas y objetivos trazados en cada entidad. La caracterización de la entidad permitió constatar las deficiencias organizativas presentadas con la información contable que dificultan los aspectos relacionados con los problemas informativos, la organización de los procesos de gestión y la realización de actividades que inciden en el proceso de toma de decisiones. El objetivo del presente artículo es: mostrar un procedimiento para la gestión de la información contable, a partir de la Metodología en Cascada. El procedimiento propuesto está estructurado en cinco etapas, y su implementación contribuyó al perfeccionamiento de los diferentes procesos y subprocesos de cada subsistema en correspondencia con la actualización del modelo económico, perfeccionando el proceso de toma de decisiones. Su aplicación se desarrolló en la Empresa de Comercio de Pinar del Río. Se aplicaron métodos teóricos y métodos empíricos que permitieron la recopilación y credibilidad de la información expuesta.
Palabras clave: contabilidad; gestión; información; procedimientos.
ABSTRACT
At present, it is increasingly necessary to process accounting information with greater speed, quality, reliability of the information and proper functioning of the system, guaranteeing correct decision making to achieve the fulfillment of the goals and objectives set in each entity. The characterization of the entity allowed to verify the organizational deficiencies presented with the accounting information that hinder the aspects related to the informative problems, the organization of the management processes and the realization of activities that have an impact on the decision-making process. The objective of this article is: to show a procedure for the management of accounting information, based on the Cascade Methodology. The proposed procedure is structured in five stages, and its implementation contributed to the improvement of the different processes and sub-processes of each subsystem in correspondence with the updating of the economic model, improving the decision-making process. Its application was developed in the Commerce Enterprise of Pinar del Río. Theoretical and empirical methods were applied, which allowed the collection and credibility of the information presented.
Keywords: accounting; management; information; procedures.
RESUMO
Atualmente, torna-se cada vez mais necessário o processamento da informação contábil de forma mais rápida, com maior qualidade, confiabilidade da informação e um adequado funcionamento do sistema, garantindo a correta tomada de decisões para alcançar o cumprimento das metas e objetivos estabelecidos em cada entidade. A caracterização da entidade permitiu confirmar as deficiências organizacionais apresentadas com a informação contábil que dificultam os aspectos relacionados com os problemas de informação, a organização dos processos de gestão e o desempenho das atividades que têm impacto no processo de tomada de decisões. O objetivo deste artigo é: mostrar um procedimento para o gerenciamento das informações contábeis, baseado na Metodologia Cascata. O procedimento proposto está estruturado em cinco etapas, e sua implementação contribuiu para a melhoria dos diferentes processos e subprocessos de cada subsistema em correspondência com a atualização do modelo econômico, melhorando o processo de tomada de decisão. Sua aplicação foi desenvolvida na Empresa de Comercio de Pinar del Río. Foram aplicados métodos teóricos e empíricos, que permitiram a coleta e a credibilidade das informações apresentadas.
Palavras-chave: contabilidade; gestão; informação; procedimentos.
INTRODUCCIÓN
La contabilidad puede definirse como el sistema de información que permite identificar, clasificar, registrar, resumir, interpretar, analizar y evaluar, en términos monetarios las operaciones y transacciones de una empresa (Díaz Moreno, 2006).
El término contabilidad proviene del latín computare, que significa contar, tanto en el aspecto de comparar magnitudes con la unidad de medida como en el sentido de relatar o hacer historia. Una aproximación a la evolución histórica de la contabilidad revela que esta es tan antigua como la necesidad que tuvieron las personas de disponer de información (Castaño de Armas et al., 2018).
El contador no debe limitarse al conocimiento de leyes, códigos, resoluciones, ni quedarse en un área de confort en la cual los sistemas electrónicos proporcionen la información contable y, sobre todo, limitarse a cumplir con todas las exigencias del contribuyente cuando este proponga acciones que violenten las normas (Hernández Reyes & Moreno Luce, 2018).
Muchas veces se puede escuchar que existen irregularidades en los procesos contables o contabilidad de una empresa o institución. Tal es así que se ponen de manifiesto anomalías en los diferentes procesos que se llevan a cabo. Un correcto funcionamiento de la información contable permite, sin dudas, elevar la eficiencia del personal que diariamente labora con él, además de minimizar las posibilidades de que se produzca algún hecho lamentable que acarree en descontrol o evasiones fiscales en el peor de los casos. Un gran paso de avance en esta problemática es la automatización para poder erradicar los errores humanos (Intriago Macias & Alcívar Molina, 2022).
Para el correcto funcionamiento y organización de cualquier institución, es necesario tener en cuenta que resulta imprescindible una adecuada información contable; de ello depende cada uno de los procesos de gestión que ayudará a la planificación y equilibrio de la estructura a nivel empresarial.
Son varios los autores, como Peña Ponce et al. (2022), los que han utilizado en estos últimos años el término de gestión, ya que todas las actividades de cualquier entidad están muy relacionadas al mismo, buscando mejorar los procesos administrativos, contables, económicos y financieros. En efecto, en la gestión administrativa se aplican diferentes técnicas y procedimientos para darle un uso más eficiente a los recursos humanos, financieros y materiales que tiene una organización.
La gestión como proceso de construcción colectiva articula las diferencias y los conflictos que surgen entre el personal implicado en una plataforma comunitaria de proyectos de realización posibles en el tiempo preestablecido, a manera de estrategias de gestión que aglutinan voluntades, esfuerzos e iniciativas personales y colectivas de los diferentes grupos de interés. Por tanto, la gestión al implicar los consensos y disensos, permite desarrollar proyectos desde las perspectivas de la cultura, política, economía y en especial desde el ámbito organizacional y comunicacional (Ropa Carrión & Alama Flores, 2022).
La información contable no solo debe referirse a facturas, gastos, albaranes o notas de crédito. Es una secuencia de procesos que incluyen lo que se denomina estados contables y su comunicación a los interesados. Los estados contables sintetizan una información muy valiosa para la propia empresa y para analistas, inversores, socios y para los empleados. La información contable sirve para tomar decisiones a corto, mediano y largo plazo, establecer operaciones de control, así como evaluar el impacto social que genera la empresa (Intriago Macias & Alcívar Molina, 2022).
La información contable debe tener un innegable tipo de cualidad que puedan satisfacer las necesidades de las personas. Debe poseer características como la comprensibilidad, la utilidad, la claridad y la pertinencia. Debe ser oportuna, ser verificable en todo momento, confiable y comparable con otros sistemas de tal manera que puedan representar los movimientos reales y económicos de la empresa o institución.
El modelo de gestión contable es un elemento indispensable en los sistemas de planificación y control de las entidades económicas. La integración de los procedimientos y las diversas dimensiones de esta acción abre un nuevo campo para las técnicas de adopción de decisiones al eliminar la compartimentación de la organización. Los sistemas de planificación de los recursos institucionales también pueden ser un instrumento formidable para los controladores de la gestión. Su aplicación presupone una modelización global de los flujos y procesos de la empresa, posiblemente mediante una reingeniería de todos los usos y técnicas existentes (Márquez Rondón, 2021).
Por lo que tomar partido por la definición de Valencia Serna (2018) sobre el sistema de contabilidad, resulta de vital importancia ya que lo describe como un conjunto de métodos, procedimientos y recursos humanos, materiales y tecnológicos, basados en una estructura organizativa mediante la cual se recoge la información de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros, entre otros y que presentados a la dirección le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.
Así, la planificación es concebida como una herramienta para la toma de decisiones y acciones tendiendo a promover y maximizar el bienestar en proceso de transformación de las organizaciones (Monti, 2020).
Todos los elementos que provee el sistema de información contable se convierten en la base para mejorar la gestión de la empresa a través de la implementación de sistemas de costos, indicadores financieros, control interno, información tributaria, indicadores de la gestión comercial, etc.; actividades que toman información contable y ayudan al logro de los objetivos estratégicos de la organización (Valencia Serna, 2018).
Toda entidad está obligada a prever todos aquellos fenómenos que se interpongan en el buen funcionamiento de la empresa, es por esto que se dice que, el diseño y funcionamiento de un sistema de información para cualquier tipo de actividad empresarial, están regidos, en lo más general, por las leyes y principios del conocimiento y en un carácter más particular, por la teoría de los sistemas, la teoría de la información y la ciencia de la dirección, donde en cada empresa se debe aplicar un buen control de la situación existente; para ello el uso de sistemas informáticos que controlen toda la gestión de la información contable es imprescindible.
Los sistemas informáticos que se utilizan en las áreas como la de gestión contable, económica y financiera necesitan de la participación del ser humano, siendo este el que da inicio a la cadena informativa y el que utiliza la información resultante del procesamiento informático para la toma de decisiones y el control. Los sistemas informáticos contables se encuentran generalmente divididos en varios subsistemas como, por ejemplo: Contabilidad General, Nóminas. Finanzas, Inventarios, Activos Fijos entre otros.
Actualmente en la Empresa de Comercio de Pinar del Río, se trabaja con el VERSAT Sarasola, un sistema compuesto por varios subsistemas que facilitan el trabajo en las diferentes áreas económicas, el cual es en todos sus aspectos un gran desarrollo y avance en la realización de las diferentes informaciones, lo que facilita la eficiencia y eficacia del personal que lo utiliza. El perfeccionando cada día de los procedimientos para la gestión de la información contable, buscando alcanzar un grado de eficiencia y eficacia cada vez mayor, es imprescindible en los momentos actuales, de ahí que el presente artículo esté dirigido a: mostrar un procedimiento para la gestión de la información contable, a partir de la Metodología en Cascada.
MATERIALES Y MÉTODOS
La investigación ha sido direccionada por el método dialéctico-materialista, lo que resultó de vital importancia para fundamentar los nuevos retos que imponen las condiciones actuales que presentan la economía internacional y cubana en su proceso de actualización y su vinculación a la gestión de la información contable de las empresas.
Se utilizó como método teórico el método sistémico, lo que permitió el suministro de la orientación general para dar cumplimiento al objetivo general, a partir de la realización de un análisis al proceso para la gestión de la información contable, mediante la aplicación del análisis- síntesis, búsqueda de causa- efecto y el desarrollo de lo general a lo particular, de forma sistémica.
Se emplean los procedimientos de abstracción e inducción-deducción; el primero para el análisis y fragmentación del objeto de estudio y el segundo para determinar generalidades y regularidades del proceso para la gestión de la información contable.
Además, se utilizaron como métodos empíricos la observación y la medición para constatar la realidad del proceso objeto de estudio. Como parte de la aplicación de estos métodos, se utilizaron el análisis documental, las entrevistas y encuestas.
El análisis documental se utiliza para la evaluación y clasificación del material bibliográfico recopilado que se relaciona con las diferentes concepciones sobre la gestión de la información contable, con el objetivo de analizar el respaldo a través de normativas jurídicas de estas concepciones en Cuba y el diagnóstico del objeto de la investigación, asimismo de, fundamentar el marco teórico a través de tendencias y regularidades identificadas durante la observancia del fenómeno.
Las encuestas y entrevistas tuvieron un carácter individual, fueron aplicadas a los diferentes actores que se relacionan con la gestión de la información contable y tuvieron como fin determinar las debilidades fundamentales y limitaciones que pudieran afectar el proceso objeto de estudio.
RESULTADOS Y DISCUSIÓN
La Empresa de Comercio de Pinar del Río se encuentra ubicada en la calle Antonio Rubio entre 20 de mayo y Ormani Arenado; la misma surge a través de la Resolución No. 1067 con fecha 19 de diciembre de 1981 a través del Presidente de la Junta Central de Planificación, con el fin de planificar, organizar, dirigir y controlar el cumplimiento de la política del Estado y del Gobierno en la provincia para el sistema del comercio interior en las entidades que las integren.
Cada una de las unidades que la integran están encaminadas a satisfacer las necesidades de la población, ya que se dedican a la comercialización de productos de aseo, alimentación, utensilios de limpieza, entre otros. Sus unidades están subordinadas a un grupo de zonas comerciales que son las que responden por las mismas y hacen la entrega de las informaciones a la empresa.
En la Empresa de Comercio de Pinar del Río, los movimientos económicos se sustentan a través de los subsistemas que establece el Sistema Nacional de Contabilidad, que regula el Manual de Procedimientos Contables y en los Sistemas del Decreto 281 sobre el Sistema Integrado de Dirección y Control. De las áreas contables se reciben los datos económicos, las facturas, cobros de comercialización, prefacturas, informes de recepción, salidas, transferencias, consumo de combustible y la prenómina de Capital Humano de la Empresa. Después de recibidas las informaciones de las diferentes áreas, se reciben de las Unidades Empresariales de Base (UEB) las informaciones de manera completa. Estos datos son registrados en cada uno de los subsistemas (Contabilidad, Costos y Procesos, Activos Fijos, Inventario, Nómina y Finanzas). Después de tomada toda la información, se realiza el Balance Consolidado y una vez revisado por la dirección es entregado al Grupo Empresarial de Comercio; si tuviera alguna dificultad, se revisaría el Balance de Comprobación por saldos.
A pesar de que el proceso de gestión de la información contable en la empresa se sustenta en las normativas establecidas para tales fines, se evidencia una ineficiente gestión de la información contable en la entidad. Además, los cierres del departamento de contabilidad y estadística se elaboran con cierto retraso, existen errores en la clasificación de las cuentas que han requerido ajustes al cierre del mes y se plantean diferencias en los saldos de tres partidas que inciden en la preparación de los estados financieros. Todo lo anterior impide el buen desenvolvimiento de los trabajadores en las diferentes áreas contables, lo que viene dado debido a que:
Las debilidades anteriores fueron reconocidas a través de un diagnóstico efectuado en la empresa, cuya realización permitió identificar, en primera instancia, la no existencia de un procedimiento que describa el cómo llevar a cabo de forma detallada los diferentes procesos contables en la empresa, por lo que la propuesta de una herramienta en función de garantizar el proceso contable del departamento de Contabilidad de la entidad, es necesaria para este tipo de empresas en el contexto actual, por la relevancia de los resultados que se muestran en ella.
Procedimiento para la gestión de la información contable en la Empresa de Comercio de Pinar del Río
Para la elaboración del procedimiento para la gestión de la información contable en la Empresa de Comercio de Pinar del Río, se utilizaron las etapas de la Metodología en Cascada (Blanco Encinosa, 2008), las cuales facilitaron la organización de todo el proceso (investigación preliminar, análisis detallado de la situación existente, diseño del nuevo sistema, desarrollo y documentación del nuevo sistema, implantación y mantenimiento).
Apoyándose en los resultados obtenidos a través del diagnóstico realizado, mediante las dos primeras etapas de la Metodología en Cascada, se cuenta con la realización de los flujos de información de los subsistemas, diagramas de procedimientos que establecen el control de las entradas, salidas, toma de decisiones, documentos y la fuente o destino en las diferentes situaciones que ocurran en la entidad, efectividad y criterios de la evaluación del proceso analizado, así como las responsabilidades y el modo en que se organizan los diferentes procesos para la toma de decisiones.
Es importante resaltar que, la etapa de diseño del nuevo sistema es una de las críticas en el nuevo proyecto, teniendo en cuenta que los objetivos mínimos del proyecto son solucionar problemas informativos (información tardía, errónea, ausente o una forma no utilizable por la dirección a cualquier nivel de la estructura organizativa). En este sentido el procedimiento está estructurado de la siguiente forma:
Etapa 1: Investigación preliminar
Objetivo: Realizar un estudio técnico y organizativo en la entidad.
Para desarrollar la etapa de investigación preliminar, se realizó una entrevista a los principales administradores, funcionarios y trabajadores de la entidad que tengan una relación directa con el proceso de información contable. Además, se realizaron observaciones de la entidad y la forma en que se trabaja, para detectar las posibles deficiencias e insuficiencias (utilización de los sistemas informatizados, inexistencia de algún subsistema que permita el trabajo con procesos contables, así como el tiempo de llegadas de las informaciones) que motivan los problemas económicos existentes.
Etapa 2: Análisis detallado de la situación existente
Objetivo: Analizar detallada y críticamente el trabajo de gestión de la información en la entidad.
En esta etapa, se planteó profundizar en los detalles que sustentan la existencia del problema informativo, relacionado con una ineficiente gestión de la información contable en la entidad. Si la etapa anterior fue la de investigar las causas que motivan al problema informativo (¿por qué?), el objetivo fundamental de esta etapa estuvo en función de comprender detallada y críticamente cómo se realiza el trabajo de gestión de la información en la entidad para así poder analizar con claridad y exactitud las diferentes situaciones que conducen al problema.
La comprensión de las informaciones se da a partir de los manuales, estados financieros, actas de consejo de dirección, mediante el empleo de herramientas tales como: diagramas de flujo informativo, organización u organigramas, diagramas de procedimientos de oficina, flujo de datos, estructura de datos, procesos, tablas de relación, decisión y otros métodos.
Etapa 3: Diseño del nuevo sistema
Objetivo: Proporcionar los diferentes elementos contables que se deben tener en cuenta para organizar correctamente el trabajo dentro del área y su contribución a la elevación de la eficiencia de los diferentes procesos que se desarrollan.
Los flujos de información muestran los datos por subsistemas presentes en la entidad, pues es de gran importancia que queden estructurados y definidos los procesos que se realizan, así como los documentos que se actualizan, las decisiones que se ejecutan y los responsables de las mismas. Estos flujos permiten que queden definidos visiblemente los procesos que se realizan en la entidad, siguiendo una serie de pasos conformados de la siguiente manera:
Paso 1: Identificación y funcionamiento de las actividades que se realizan en el subsistema de Efectivo en caja
Los activos más líquidos son el Efectivo en Caja y Banco, por lo que es importante definir de forma organizada lo que se refiere a ellos. En la Caja, constantemente se realizan operaciones: la recepción y revisión de documentos primarios y de efectivo; para ello se evalúan solicitudes de dietas, documentos para pagos menores, cheques por depositar, solicitudes de documentos de valor y el efectivo disponible, si la revisión es correcta se pasa a confeccionar las solicitudes según corresponda, si la evaluación es negativa hay que comenzar el proceso nuevamente para encontrar cuál fue el error que se produjo.
La confección de estos modelos trae consigo los surgimientos de otras actividades como, control de anticipos a justificar, realización de solicitud de reembolso, extracción de efectivo para reembolsos y pagos de salarios y otras que son consideradas puntos críticos del proceso como la realización de depósito de Efectivo y Cheques en Banco, el reintegro de salarios no reclamados y la recepción, control y entrega de las Tarjetas Magnéticas de Combustible. De todas estas actividades la que regula el cumplimiento correcto es el arqueo de caja, si su resultado es positivo se archiva la constancia del arqueo, de ser negativo se confecciona un expediente de faltantes y/o sobrantes y se analiza el mismo, de existir conformidad se envía a Contabilidad, de no existir acuerdo el documento de no conformidad es procesado y se realiza nuevamente el arqueo.
Paso 2: Identificación y funcionamiento de las actividades que se realizan en el subsistema de Efectivo en Banco
Los flujos de información correspondientes al Efectivo en Banco en la Empresa de Comercio de Pinar del Río comienzan con la actualización del Estado de Cuenta en ambas monedas para lo cual se hace un registro de disponibilidad. Dentro de las actividades del banco está la confección de cheques, transferencias y aportes al presupuesto del Estado, cobros, la actualización del registro de emisión y entrega de cheques en ambas monedas y, por último, la realización de la Conciliación Bancaria para lo cual se revisan los modelos de conciliación establecidos y la coherencia que tiene que existir entre el Estado de Cuenta de la Empresa y el Mayor del Banco.
Paso 3: Identificación y funcionamiento de las actividades que se realizan en el subsistema de Nóminas
Para efectuar el pago a los trabajadores en la entidad, se realiza la revisión de documentos
como la prenómina, el Sub Mayor, Retenciones y los movimientos que han ocurrido en la nómina
en tiempos anteriores, además, se efectúa la confección y revisión de la nómina de estipendio,
el procesamiento de la información en el Versat y la revisión de la nómina una vez
confeccionada. De no aprobarse se deberá procesar la información nuevamente, de ser aceptada se
confecciona toda la documentación (Nómina, Sub Mayor Vacaciones, desgloses de efectivo,
comprobantes contables, anexos de retenciones, análisis de
subsidios y estipendios) y posteriormente se
procede a realizar el pago a los trabajadores.
Paso 4: Identificación y funcionamiento de las actividades que se realizan en
el subsistema de Activos Fijos
Los registros de la actividad de recepción y revisión de documentos muestran que los activos fijos tangibles están en constante movimiento y realizan diferentes actividades: solicitudes de traslado de Activos Fijos Tangibles, bajas, compras y ventas, así como la adquisición de los Activos Fijos Intangibles, seguida de la operación de revisión de los movimientos la cual es analizada para tomar la decisión de si se efectuó de manera correcta o presentó alguna irregularidad, de no ser correcta se hace la devolución al proceso solicitante por no conformidad, de aceptarse se introducen las informaciones (movimiento de Activos Fijos Tangibles, control de Activos Fijos Tangibles por área, comprobantes contables y submayor de depreciación) al sistema automatizado para que procese la información. Es necesario realizar la impresión del 10 o 100 % del Inventario, se realiza el conteo físico de los Activos y luego se efectúa el cuadre de los inventarios con los submayores contables, si es correcto se envía a contabilidad para que los resultados sean registrados, si da con errores se realiza una investigación de las causas que dan origen al mismo, se confecciona el expediente de faltante y/o sobrante, de existir conformidad se envía a Contabilidad, de no ser así se revisa nuevamente la documentación procesada, volviendo a realización el Inventario Físico.
Paso 5: Identificación y funcionamiento de las actividades que se realizan en el subsistema de Pagos
Para la actividad de pagos de la Entidad, es necesario la recepción y revisión de documentos primarios que demuestren la confiabilidad del pago que se va a realizar, esta documentación primaria es: solicitudes de reembolsos, solicitud pago de nómina, cotizaciones, facturas, aportes, solicitudes de transferencia, así como los movimientos recibidos por los Estados de Cuenta, si la documentación es aceptada se introduce en el Sistema, el cual la procesa y realiza la operación de forma automatizada, teniendo como base los comprobantes de la información. Después de efectuadas las operaciones se actualiza el registro de disponibilidad en ambas monedas para conocer si se puede efectuar el pago y de esta manera confeccionar el documento: cheques, transferencias, letras de cambio o aportes. El departamento de Contabilidad archiva cotizaciones, facturas y solicitudes de cheques en el expediente de cada proveedor.
Paso 6: Identificación y funcionamiento de las actividades que se realizan en el subsistema de Cobros
En la actividad cobro se reciben y analizan documentos primarios como facturas, cheques, cobros sin aceptación y transferencias recibidas, si no son correctos se realiza la devolución del proceso por no conformidad, de ser correcto se pasan los datos al sistema para que procese la información, luego se analizan las Cuentas por Cobrar y la gestión de las mismas según cheques y conciliaciones para actualizar los expedientes de los clientes, los cuales de no presentar errores son enviados a Contabilidad para que los archiven, de no ser así se vuelve a revisar la documentación procesada.
Paso 7: Identificación y funcionamiento de las actividades que se realizan en el subsistema de Útiles y Herramientas
La recepción y revisión de los Útiles y Herramientas se hace sobre la base del registro de los vales de salida, si esta información no es correcta se hace la devolución por no conformidad en la información procesada y si existe la conformidad se pasan al Versat los registros (Control de Útiles y Herramientas actualizados, Actas de responsabilidad material y Comprobantes Contables). El procesamiento de la información es considerado un punto crítico por lo que se decide efectuar una impresión del 10 o 100 % del Inventario Físico, la realización del inventario también forma parte de los puntos críticos en este subsistema por lo que se procede al cuadre de las partidas inventariadas y el submayor contable. El departamento de Contabilidad los archiva si son correctos, de lo contrario se pasa a la investigación que da origen al suceso, confeccionando un expediente de faltantes o sobrantes y si el mismo muestra la evidencia de no conformidad se procede a repetir el Inventario Físico.
Paso 8: Identificación y funcionamiento de las actividades que se realizan en el subsistema de Planificación
En la entidad la planificación es de vital importancia ya que se efectúa con el fin de ejecutar y controlar el plan anual a partir de la información recopilada, decisiones de directivas, cifras preliminares y análisis estratégicos anteriores que están en función de que la empresa se encuentra en perfeccionamiento empresarial. Se procesa la información y se analiza la propuesta existente para el plan del año el cual se discute con los trabajadores de la Entidad y el Consejo de Dirección y por la recopilación de los criterios se decide modificarlo o no, si no se aprueba se regresa al procesamiento de la información para elaborar un nuevo plan que cumpla con los requisitos demandados, si se aprueba, se realiza la presentación de manera oficial a los trabajadores y dar cumplimiento al punto de partida de la actividad de planificación que es el control y ejecución del Plan Anual.
En el departamento contable se permiten conocer los resultados de la empresa y de cada una de sus áreas, lo que contribuye decisivamente al proceso de toma de decisiones. La información contable es el instrumento utilizado por la empresa como sistema informativo para la dirección. Las actividades que se trabajan en contabilidad permiten caracterizar la economía de forma genérica de la entidad.
Etapa 4: Criterio y efectividad del sistema de información
Objetivo: Establecer los requerimientos exigidos para el trabajo con cada subsistema y la definición de indicadores que permitan la evaluación de la efectividad.
Al elaborar los diferentes procesos de las actividades por subsistemas, se estableció el tiempo que demora la información en ser procesada y quedó definido que el procedimiento es efectivo ya; al llegar con rapidez la información, impide el retraso en los plazos de entrega de la misma y exponen de forma organizada los documentos y acciones que se realizan, tratando de hacer el trabajo más eficiente y efectivo. Se pudo constatar la veracidad de lo dicho anteriormente a partir de la utilización de flujogramas que establecían el tiempo de demora por actividad y que comparaba estas actividades con respecto a los procesos que se implantaban antes de la existencia del procedimiento.
Etapa 5: Implantación, evaluación y mantenimiento del procedimiento
Objetivo: Validar según los requerimientos exigidos en cada subsistema y su evaluación, teniendo en cuenta los criterios de veracidad y confiabilidad de la información.
El procedimiento se aplicó en el área contable y en la dirección. Para aplicar el procedimiento, se trabajó con un plan de capacitación que presenta el contenido necesario para adquirir el conocimiento previsto a partir de la elaboración y comprensión de diferentes temas.
Sobre esta base se desarrolló en función de que los trabajadores se mantengan informados sobre los procedimientos para la Gestión de la Información Contable, el trabajo con el Sistema Versat y para qué sirve el Ciclo de Vida en Cascada, así como la comprensión y el trabajo de las diferentes fases del ciclo de dirección (planeación, organización, liderazgo y control), lo que facilitará el trabajo que llevará a cabo el buen funcionamiento de la entidad, el cual permitirá una correcta gestión informativa en el proceso contable y su retroalimentación y mantenimiento.
La gestión de información se basa en la interrelación e interdependencia armónica y sinérgica de recursos humanos, materiales, financieros e informacionales, de procesos y acciones estratégicas, tácticas y operativas, sustentadas en cuatro procesos cardinales-planificación, organización, dirección y control- para la consecución de la homogeneización y la simetría informacional, determinante para el cumplimiento de los objetivos comunes de la organización, en concordancia con su entorno.
Los problemas identificados a través del diagnóstico efectuado en la empresa permitieron identificar las deficiencias presentadas en los flujos de información de los subsistemas, diagramas de procedimientos que establecen el control de las entradas, salidas, toma de decisiones, documentos y la fuente o destino en las diferentes situaciones que ocurran en la entidad, efectividad y criterios de la evaluación del proceso analizado así como las responsabilidades y el modo en que se organizan los diferentes procesos para la toma de decisiones.
El procedimiento diseñado para la gestión de la información contable en la entidad estuvo estructurado por cinco etapas, que proporcionan los diferentes elementos contables que se deben tener en cuenta para la correcta organización de la información por cada subsistema y los diferentes elementos presentes en cada acción que se realice.
Su implementación contribuyó al perfeccionamiento de los diferentes procesos de gestión de la información contable y permitió el análisis e interpretación de los hechos económicos registrados en un período contable en función del control y la toma de decisiones.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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Díaz Moreno, H. (2006). Contabilidad general: Enfoque práctico con aplicaciones informáticas. Pearson Educación.
Hernández Reyes, L. A., & Moreno Luce, R. G. (2018). La importancia de la contabilidad y la responsabilidad del contador hacia el contribuyente. Horizontes de la Contaduría en las Ciencias Sociales, 5(9), 69-78. https://www.uv.mx/iic/files/2018/12/Num09-Art06-165.pdf
Intriago Macias, L. M., & Alcívar Molina, S. A. (2022). La información contable y su relación con el proceso de enseñanza-aprendizaje de los estudiantes de la unidad educativa Vicente Amador Flor. Revista Cubana de Educación Superior, 41(1). http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_abstract&pid=S0257-43142022000100005&lng=es&nrm=iso&tlng=es
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Peña Ponce, D. K., Sánchez Chancay, M. R., & Sancan López, L. T. (2022). Gestión administrativa y su impacto en la calidad del servicio. RECIMUNDO, 6(suppl 1), 120-131. https://doi.org/10.26820/recimundo/6.(suppl1).junio.2022.120-131
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Valencia Serna, F. A. (2018). Nuevo modelo de gestión contable y financiera: Cartilla para el aprendiz. Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA). https://repositorio.sena.edu.co/handle/11404/5684
Conflicto de intereses
Los autores declaran no tener conflictos de intereses.
Contribución de los autores
José García Martínez realizó la concepción teórico-metodológica del proceso de gestión de la información contable.
Anisley Herrera Pineda trabajó en la preparación del trabajo y ejecutó la recogida, análisis e interpretación de datos.
Miladys María Garrido Cervera realizó el procedimiento para la gestión de la información contable.
Ibis Laritza Rizo García y Betty Leidys Borges Estrada aplicaron los diferentes instrumentos del diagnóstico y procesaron la información.
Todos los autores revisaron la redacción del manuscrito y aprueban la versión finalmente remitida.
